Elise BEAUCHESNE

 

Comptable professionnelle agréée (CPA, CA), elle a débuté sa carrière dans une firme comptable internationale. Suite à son implication comme présidente du conseil d'administration du syndicat où elle acheta son premier condo, elle comprit rapidement les problématiques de gestion vécues par les syndicats de copropriété.

Cette expérience l'amena ensuite à se joindre à d'autres professionnels afin de démarrer l'entreprise SolutionCondo.com. Cette dernière vise à fournir aux copropriétés en gestion autonome et aux gestionnaires licenciés SolutionCondo des outils de gestion et de comptabilité via un logiciel web permettant de faciliter l'exécution des nombreuses tâches nécessaire à la bonne gestion d'un immeuble et de ses occupants.

Combien de personnes élire sur le conseil d’administration?

30 mars 2010- Comme les parties communes de l’immeuble appartiennent à tous les copropriétaires, en théorie, c’est à tous les copropriétaires de décider ce qui doit être fait pour préserver l’immeuble en bon état. Par contre, s’il fallait passer un vote auprès de tous les copropriétaires à chaque fois qu’une décision doit être prise, l’administration d’un syndicat de copropriétaires deviendrait longue et fastidieuse.

C’est donc afin de rendre plus efficace la prise des décisions que le conseil d’administration existe au sein des syndicats de copropriété.  Les copropriétaires qui seront élus sur le conseil d’administration prendront alors, au nom de tous les copropriétaires qui les ont élus, les décisions qui s’imposent pour assurer la préservation de l’immeuble.  Mais combien d’administrateurs  doivent être élus pour que le conseil d’administration puisse accomplir les tâches liées à son rôle de façon efficace ? Évidemment, il en faut au moins un. La déclaration de copropriété guide habituellement les copropriétaires sur cette question. Toutefois, il arrive souvent que celle-ci propose entre un et trois administrateurs qui devront être élus. Comment choisir ?

Un seul administrateur

Élire un seul administrateur serait risqué dans la mesure où celui-ci pourrait oublier qu’il a l’obligation d’agir dans l’intérêt de tous les copropriétaires et non pas dans son intérêt personnel.  De plus, l’administrateur n’a pas toujours les connaissances requises et il ne fait pas toujours un travail diligent en faisant un minimum de recherche avant de prendre une décision.

Une situation où il y a un seul administrateur est propice aux conflits dans le cas où les copropriétaires trouvent qu’il y a un manque de transparence dans la gestion et ne sont pas certains du bien fondé de l’utilisation de l’argent du syndicat. Par contre, dans bien des cas, la situation est notée après que le mal ait été fait, c’est-à-dire l’argent dépensé, et il est quasi impossible de récupérer les sommes sans engager des frais juridiques importants. Ainsi, il est préférable de simplement éviter de se mettre dans une situation à risque où un seul administrateur pourrait prendre toutes les décisions.

Deux administrateurs

Un nombre pair d’administrateurs permet de bénéficier du jugement de plus d’une personne, ce qui permet d’éviter les effets néfastes de potentiels conflits d’intérêts.  De plus, au moment de présenter les décisions prises par le conseil d’administration à tous les copropriétaires lors de l’assemblée annuelle, il est plus facile de faire face à la critique lorsqu’une décision a été prise par plus d’une personne.

Cependant, à deux administrateurs, il faudra toujours avoir l’unanimité pour prendre une décision, car chacun des administrateurs possédera une voix et qu’il faut la majorité des voix des administrateurs pour qu’une décision soit prise.

L’administration à deux personnes n’est pas néfaste en soi, mais peut devenir non-efficiente dans le cas où il n’est pas possible d’en arriver à un consensus. Dans l’avenue où les administrateurs ne seraient pas en mesure de s’entendre, ils pourraient devoir convoquer une assemblée spéciale des copropriétaires pour trancher la question. Préparer une telle assemblée demande une certaine organisation (convocation des copropriétaires, réservation d’une salle, préparation d’une présentation, etc.) afin que le résultat du vote qui y sera tenu ait force de loi. Il est donc préférable de maintenir au minimum ces rencontres afin de ne pas surcharger les membres du conseil d’administration qui ne souhaiteront peut-être plus assumer ce rôle dans le futur s’il devient trop prenant et éviter que les copropriétaires se désintéressent de leur syndicat s’ils trouvent que les sujets abordés en assemblée spéciale sont futiles.

Trois administrateurs et plus

Selon moi, pour une gestion efficace, il est préférable d’avoir trois administrateurs.  De cette manière, les probabilités sont réduites que le conseil d’administration prenne une décision inappropriée, qui irait à l’encontre du bon jugement. De plus, en étant plus nombreux, les administrateurs sont en mesure de se partager le travail entre eux afin de minimiser le temps requis pour faire une bonne gestion et ils évitent les situations où le processus décisionnel est bloqué par faute d’une majorité des voix au sein des membres du conseil. Il est donc plus probable que les administrateurs apprécieront leur expérience et souhaiteront se représenter au conseil d’administration l’année suivante.

Si vous souhaitez avoir plus de 3 administrateurs sur votre conseil d’administration, gardez toujours à l’esprit qu’un nombre impair est préférable, mais que plus le nombre de personnes impliquées est important, plus il pourrait devenir difficile d’organiser des rencontres du conseil d’administration.

Bonne réflexion.

 

Elise Beauchesne, CA
Associée-fondatrice SolutionCondo
Tél. : (514) 240-4210
Fax : 1 (416) 273-0166
Courriel : elise.beauchesne@solutioncondo.com
http://www.solutioncondo.com/

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