Aline Désormeaux

Aline Désormeaux (CPA, CA, Adm. A.), est détentrice d’un baccalauréat en administration des affaires de l’UQAM et est membre de l’Ordre des comptables agréés du Québec de de l’Ordre des administrateurs agréés du Québec.

Comptable agréée depuis 1992, elle s’est spécialisée dans la réalisation de mandats de certification, de mission d’examen et d’avis au lecteur, et ce, plus particulièrement comme auditrice auprès de plusieurs syndicats de copropriété de Montréal, Île des Sœurs, Laval et Mont-Tremblant. Elle s’occupe également de planifications fiscales de sociétés, particulières et successorales et de prévisions financières.

Comptabilité de caisse ou d'exercice?

LA COMPTABILITÉ DE CAISSE

Ce type de comptabilité consiste à enregistrer les transactions du syndicat lorsque l’encaissement ou le décaissement afférent à la transaction survient.  C’est une reproduction conforme du compte bancaire, ventilé dans les différents comptes d’actif, de passif, de revenus ou  de dépenses. D’ailleurs, au lieu de parler de revenus et dépenses, il faudrait plutôt parler de recettes et déboursés.  Cette façon de comptabiliser les transactions a de nombreuses limites.

Cas pratique

Pour exemple, prenons un copropriétaire qui pour la première fois cette année, en 2016, part pour la Floride et revient dans six mois.  Avant de quitter en décembre 2016, il remet un chèque couvrant ses six prochains mois de frais de copropriété. La fin d’exercice du syndicat est le 31 décembre.  En décembre lors de la réception du chèque, l’encaissement est comptabilisé au revenu.  Il y aura donc pour cette année 2016,  18 mois de frais de condo soit les 12 mois habituels et 6 mois supplémentaires.  L’an prochain, à son retour de vacances, il va recommencer à payer mensuellement ses frais de copropriété, il y aura donc en 2017,  6 mois de revenus seulement (juillet à décembre).

À l’inverse, si un copropriétaire est dans l’incapacité financière de payer ses frais de copropriété durant l’année 2016, il n’y aura donc aucun revenu enregistré.  En janvier 2017, il gagne à la loterie et verse au syndicat ses 12 mois de frais de condo en retard.  En 2017, il y aura donc 24 mois de revenus enregistrés.

La problématique s’applique aussi  aux dépenses.  Si en décembre 2015, le syndicat reçoit la facture pour le déneigement de 2015-2016 et il paie immédiatement, la dépense sera comptabilisée en 2015.  En décembre 2016, la facture de déneigement pour l’hiver 2016-2017 est reçue mais le paiement est seulement fait en janvier 2017 et donc, la dépense sera seulement enregistrée en 2017.  Pour l’année 2016, il n’y aura donc aucune dépense de déneigement.

Avec la comptabilité de caisse, la comptabilité du syndicat sera ainsi très disparate d’une année à l’autre et le suivi budgétaire sera très difficile à effectuer.

Ces différentes problématiques sont réglées avec la comptabilité d’exercice.  Néanmoins, la tenue de livre en est plus complexe. 

LA COMPTABILITÉ D'EXERCICE

 En comptabilité d’exercice, le revenu est comptabilisé lorsqu’il est gagné et la dépense lorsqu’elle est engagée.  Le copropriétaire qui quitte pour la Floride et paie 6 mois d’avance ses frais de copropriété aura aucun impact sur le revenu du syndicat. Le 6 mois de ses frais de condo qu’il paie avant de quitter sera considéré comme un passif pour le syndicat, soit un revenu perçu d’avance qui sera constaté au revenu uniquement lorsque qu’il sera réellement gagné au fil du temps.  Pour l’autre copropriétaire qui paie ses frais de condo en retard à cause de ses problèmes financiers, le revenu non encaissé sera tout de même comptabilisé mensuellement en 2016.  Il y aura alors une créance à recevoir de ce copropriétaire inscrite au bilan.  La comptabilité est ainsi beaucoup plus limpide et le suivi budgétaire est grandement facilité. 

Quant aux dépenses, elles sont comptabilisées lorsqu’elles sont engagées même si elles n’ont pas été payées et même si la facture n’est pas reçue du fournisseur.  Par exemple, la facture d’électricité du mois de décembre 2016 est reçue à la fin janvier 2017.  Il faut alors comptabiliser un compte à payer dans les états financiers de 2016 pour l’électricité consommée en décembre.

CONCLUSION

Si la copropriété a peu de transactions, les copropriétaires paient rubis sur l’ongle et les dépenses sont payées religieusement, il est possible de se limiter à faire une comptabilité de caisse.  Par contre,  s’il y a des comptes à recevoir ou des revenus perçus d’avance, des comptes à payer ou des dépenses payées d’avance, il faut privilégier la comptabilité d’exercice. Le suivi budgétaire sera amélioré ainsi que la comparaison des résultats d’un exercice à l’autre.

Bonne entrée de données…

Aline Desormeaux, CPA auditrice, CA
Désormeaux Patenaude inc
1312 Sherbrooke est
Montréal, Québec H2L 1M2
Téléphone : 514 522-2232 EXT. 207
adesormeaux@dpcpa.ca
www.dpcpa.ca/

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