Définition : Registre de la copropriété

Ensemble des documents et archives nécessaires à l'accomplissement de la mission du syndicat de copropriétaires. Ces documents comprennent notamment la déclaration de copropriété, le registre des copropriétaires et des locataires contenant le nom et l'adresse de chacun, les procès-verbaux des assemblées générales des copropriétaires et des réunions du conseil d’administration, les plans et devis de l'immeuble bâti , une copie du plan cadastral, les contrats auxquels le syndicat est partie, les états financiers, la description des parties privatives suffisamment précise pour que les améliorations apportées par les copropriétaires soient identifiables (unité de référence) et tous autres documents relatifs à l’immeuble et au syndicat. Il appartient au conseil d'administration d'en assurer la conservation. La plupart des documents produits dans ce registre doivent être tenus à la disposition de tout copropriétaire qui en fait la demande.

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La plupart des déclarations de copropriété détaillent le patrimoine du syndicat des copropriétaires. Parmi les éléments dont le syndicat est propriétaire figure le registre de copropriété. Celui-ci renferme l’ensemble des archives du syndicat, par exemple la déclaration de copropriété, la liste à jour des copropriétaires et des locataires de l’immeuble ainsi que les procès-verbaux des assemblées de copropriétaires et des réunions conseil d'administration, qui lui permettront d’accomplir adéquatement sa mission. Les copropriétaires doivent avoir accès à ce registre, lequel peut être confié à un administrateur ou à un gestionnaire.
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La loi énonce que le syndicat doit tenir un registre à la disposition des copropriétaires. La plupart des déclarations de copropriété détaillent les éléments qu’il contient. Ce registre constitue la mémoire de la copropriété, et par la force des choses, les archives de la copropriété. En ce sens, il représente une valeur inestimable. Beaucoup plus que le témoin de la saine gestion d’un immeuble, il en est l'outil par excellence. C’est pourquoi conservation et accès sont les maîtres mots de ce registre.      
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27 mars 2012-  Tout syndicat de copropriété doit constituer et maintenir des registres, en plus d’en permettre la consultation par les copropriétaires. Or, cet accès aux registres ne s’effectue pas toujours de façon harmonieuse. D’une part, il y a des copropriétaires suspicieux qui multiplient les demandes de consultation des registres, croyant y trouver une preuve de malversation de la part des administrateurs. D’autre part, ce sont parfois les administrateurs qui agissent en roitelets et refusent l’accès aux registres à un copropriétaire. Où se trouve le juste milieu ? 
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 2 septembre 2011- On ne saurait assez insister sur l’importance de constituer et tenir à jour des registres de copropriété complets et ordonnés. En tant qu’entité distincte de ses membres, le syndicat a une « vie corporative » qui doit être clairement et efficacement documentée.  Doivent donc être conservés au registre :
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  J’aimerais acheter un condo, mais je suis conscient que tous les documents nécessaires à un achat éclairé se trouvent (pour la plupart) dans le registre de la copropriété. Question : Comment puis-je accéder au registre de la copropriété? Est-ce à moi ou au vendeur de le demander? Si je dois m'en charger, puis-je le faire seul ou ai-je besoin d’une tierce personne pour m’accompagner dans cette démarche?
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