Définition : Registre de la copropriété

Ensemble des documents et archives nécessaires à l'accomplissement de la mission du syndicat de copropriétaires. Ces documents comprennent notamment le nom et l'adresse postale de chaque copropriétaire, les procès-verbaux des assemblées de copropriétaires et des réunions du conseil d’administration, les résolutions écrites du conseil d'administration ou de l'assemblée des copropriétaires, le règlement de l’immeuble et ses modifications,  les états financiers, une copie de la déclaration de copropriété, les contrats auxquels le syndicat est partie, une copie du plan cadastral, les plans et devis de l'immeuble bâti, les certificats de localisation de l’immeuble s’ils sont disponibles, le carnet d’entretien, l’étude de fonds de prévoyance, tous autres documents relatifs à l’immeuble et au syndicat  ou prévus par règlement du gouvernement et une description des parties privatives suffisamment précise pour que les améliorations apportées par les copropriétaires soient identifiables (Cette description est communément appelé « unité de référence »). Il appartient au conseil d'administration d'en assurer la conservation. La plupart des documents produits dans ce registre doivent être tenus à la disposition de tout copropriétaire qui en fait la demande.

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La plupart des déclarations de copropriété détaillent le patrimoine du syndicat des copropriétaires. Parmi les éléments dont le syndicat est propriétaire figure le registre de copropriété. Celui-ci renferme l’ensemble des archives du syndicat, par exemple la déclaration de copropriété, la liste à jour des copropriétaires et des locataires de l’immeuble ainsi que les procès-verbaux des assemblées de copropriétaires et des réunions conseil d'administration, qui lui permettront d’accomplir adéquatement sa mission. Les copropriétaires doivent avoir accès à ce registre, lequel peut être confié à un administrateur ou à un gestionnaire.
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Lorsque notre conseil d’administration communique par courriel, avec l’ensemble des copropriétaires, cela est fait de sorte qu’on ne voit pas les adresses courriel des copropriétaires. Il en résulte que personne ne peut voir la réponse des autres et nous ne pouvons donc pas échanger sur le sujet de la communication.  Je trouve cela assez contradictoire, puisque selon notre déclaration de copropriété nous devons fournir nos coordonnées et notre adresse courriel au conseil d’administration. De plus il est indiqué que le registre du syndicat contient l’adresse courriel des copropriétaires. On m’a cité la protection de la vie privée pour justifier cette approche à la communication. Question : Suis-je en droit d’exiger du conseil d’administration que celui-ci me communique l’adresse courriel des copropriétaires.
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  La loi stipule que le syndicat doit tenir un registre à la disposition des copropriétaires. La plupart des déclarations de copropriété détaillent les éléments qu’il contient. Ce registre représente la mémoire et les archives de la copropriété. En ce sens, il a une valeur inestimable. Plus encore qu’un témoin de la saine gestion d’un immeuble, il en est l'outil par excellence. C’est pourquoi « conservation » et « accès » sont les mots clés de ce registre.    
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27 mars 2012-  Tout syndicat de copropriété doit constituer et maintenir des registres, en plus d’en permettre la consultation par les copropriétaires. Or, cet accès aux registres ne s’effectue pas toujours de façon harmonieuse. D’une part, il y a des copropriétaires suspicieux qui multiplient les demandes de consultation des registres, croyant y trouver une preuve de malversation de la part des administrateurs. D’autre part, ce sont parfois les administrateurs qui agissent en roitelets et refusent l’accès aux registres à un copropriétaire. Où se trouve le juste milieu ? 
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 2 septembre 2011- On ne saurait assez insister sur l’importance de constituer et tenir à jour des registres de copropriété complets et ordonnés. En tant qu’entité distincte de ses membres, le syndicat a une « vie corporative » qui doit être clairement et efficacement documentée.  Doivent donc être conservés au registre :
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Je viens tout juste d'acheter un appartement dans une copropriété. Questions: Le syndicat doit-il recevoir une copie de l’acte de vente et la consigner aux  registres de la copropriété? Et peut-il exiger du nouveau copropriétaire la remise de cet acte de vente? Si oui, qui doit payer pour cela?
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J’aimerais acheter un condo. Or, la plupart des documents nécessaires à un achat éclairé se trouvent dans le registre de la copropriété. Question : Comment puis-je accéder à ce registre? Est-ce à moi ou au vendeur d’en faire la demande? Si cette initiative est de mon ressort, puis-je agir seul ou ai-je besoin d’une tierce personne pour m’accompagner dans cette démarche? 
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