Définition : Registre de la copropriété

Ensemble des documents et archives nécessaires à l'accomplissement de la mission du syndicat des copropriétaires (la déclaration de copropriété, la liste à jour des copropriétaires et locataires de l’immeuble, les procès-verbaux des assemblées générales des copropriétaires et du conseil d’administrationplans et devis de l'immeuble bâti , contrats, etc.). Il appartient au conseil d'administration d'en assurer la conservation.

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Les décisions prises par les administrateurs doivent être constatées et consignées dans un procès-verbal. Ce document est capital pour une copropriété, car il assure la conservation écrite des délibérations du conseil d’administration, ainsi que celle du résultat de chacun des votes afin que tout copropriétaire et administrateur puisse s’y référer au fil du temps. Il permet également de constater que la réunion du conseil d’administration s’est déroulée dans les règles. Eu égard à son importance, ce document doit respecter un certain formalisme.
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La plupart des déclarations de copropriété détaillent le patrimoine du syndicat des copropriétaires. Parmi les éléments dont le syndicat est propriétaire figure le registre de copropriété. Celui-ci renferme l’ensemble des archives du syndicat, par exemple la déclaration de copropriété, la liste à jour des copropriétaires et des locataires de l’immeuble ainsi que les procès-verbaux, qui lui permettront d’accomplir adéquatement sa mission. Les copropriétaires doivent avoir accès à ce registre, lequel peut être confié à un administrateur ou à un gestionnaire.
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27 mars 2012-  Tout syndicat de copropriété doit constituer et maintenir des registres, en plus d’en permettre la consultation par les copropriétaires. Or, cet accès aux registres ne s’effectue pas toujours de façon harmonieuse. D’une part, il y a des copropriétaires suspicieux qui multiplient les demandes de consultation des registres, croyant y trouver une preuve de malversation de la part des administrateurs. D’autre part, ce sont parfois les administrateurs qui agissent en roitelets et refusent l’accès aux registres à un copropriétaire. Où se trouve le juste milieu ? 
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 2 septembre 2011- On ne saurait assez insister sur l’importance de constituer et tenir à jour des registres de copropriété complets et ordonnés. En tant qu’entité distincte de ses membres, le syndicat a une « vie corporative » qui doit être clairement et efficacement documentée.  Doivent donc être conservés au registre :
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L’ouverture d’une assemblée de copropriétaire nécessite la préparation préalable d’une feuille de présence. Elle permet le calcul du quorum, l'établissement d'une preuve matérielle confirmant la présence des copropriétaires ou de leurs mandataires (procuration) et le contrôle de  la régularité des votes.  
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L'assemblée générale est cruciale pour les copropriétaires, qui pourront y débattre et réfléchir sur les orientations à donner à leur copropriété. Plus l’assemblée sera préparée avec soin et méthode, plus les copropriétaires seront motivés et voudront y assister. Leur participation est essentielle, parce que les assemblées symbolisent la démocratie au sein d’une copropriété. Elles obéissent à des règles précises qui doivent être suivies impérativement, autrement les décisions qui seront prises pourraient être invalidées.
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Avant même d’acheter un condo, vous devrez impérativement analyser les documents juridiques du bâtiment ciblé. Cet exercice permettra la détection de problématiques ou d’irrégularités potentielles, qui remettraient possiblement en question votre intention d’acheter.
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  Je viens tout juste d'acheter un appartement dans une copropriété. Questions: Le syndicat doit-il recevoir une copie de l’acte de vente et la consigner aux  registres de la copropriété? Et peut-il exiger du nouveau copropriétaire la remise de cet acte de vente? Si oui, qui doit payer pour cela?
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La loi énonce que le syndicat doit tenir un registre à la disposition des copropriétaires. La plupart des déclarations de copropriété détaillent les éléments qu’il contient. Ce registre constitue la mémoire de la copropriété, et par la force des choses, les archives de la copropriété. En ce sens, il représente une valeur inestimable. Beaucoup plus que le témoin de la saine gestion d’un immeuble, il en est l'outil par excellence. C’est pourquoi conservation et accès sont les maîtres mots de ce registre.  
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  J’aimerais acheter un condo, mais je suis conscient que tous les documents nécessaires à un achat éclairé se trouvent (pour la plupart) dans le registre de la copropriété. Question : Comment puis-je accéder au registre de la copropriété? Est-ce à moi ou au vendeur de le demander? Si je dois m'en charger, puis-je le faire seul ou ai-je besoin d’une tierce personne pour m’accompagner dans cette démarche?
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