Définition : Documents relatifs à l’immeuble et au syndicat

Ensemble des documents imprimés papier ou numériques qui sont produits ou reçus par le syndicat des copropriétaires. Ceux-ci sont déposés au registre de la copropriété et peuvent être consultés par tous les copropriétaires qui en font la demande.  Il s’agit, notamment, des rapports concernant les plans d’entretien et de réparation de l’immeuble (p. ex. le plan de gestion d’actifs), ainsi que les plans préventifs d’entretien (p. ex. le carnet d’entretien ). Il en va de même avec les évaluations de coûts des travaux de réfection (p. ex. l'étude de fonds de prévoyance), les budgets préparés afin qu’ils soient réalisés, les documents d’appel d’offres et les soumissions reçues.

BON À SAVOIR!  Les livres comptables de la copropriété sont des outils de gestion mis à la disposition du conseil d’administration. Ce ne sont pas des « documents relatifs à l’immeuble. », si bien qu’ils ne peuvent, en principe, être rendus accessibles aux copropriétaires.

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La loi énonce que le syndicat doit tenir un registre à la disposition des copropriétaires. La plupart des déclarations de copropriété détaillent les éléments qu’il contient. Ce registre constitue la mémoire de la copropriété, et par la force des choses, les archives de la copropriété. En ce sens, il représente une valeur inestimable. Beaucoup plus que le témoin de la saine gestion d’un immeuble, il en est l'outil par excellence. C’est pourquoi conservation et accès sont les maîtres mots de ce registre.
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