Définition : Dématérialisation

Action de créer ou de conserver les documents liés à la gestion de l'immeuble et à la copropriété exclusivement sur des supports informatiques. La dématérialisation a également pour objet de remplacer les documents qui existent sous forme analogique (papier) par des fichiers numériques. La numérisation des documents et données contenus au registre de la copropriété permet aux copropriétaires et administrateurs, ainsi qu'au gestionnaire, de pouvoir les consulter en ligne (en partie ou en totalité). Pour créer une « copropriété sans papier », un amendement à la déclaration de copropriété peut être requis (par exemple la transmission par courriel de l'avis de convocation aux copropriétaires).

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La loi énonce que le syndicat doit tenir un registre à la disposition des copropriétaires. La plupart des déclarations de copropriété détaillent les éléments qu’il contient. Ce registre constitue la mémoire de la copropriété, et par la force des choses, les archives de la copropriété. En ce sens, il représente une valeur inestimable. Beaucoup plus que le témoin de la saine gestion d’un immeuble, il en est l'outil par excellence. C’est pourquoi conservation et accès sont les maîtres mots de ce registre.
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