Définition : Bilan (état de la situation financière)

État financier qui présente les actifs, les passifs et l’avoir net d’un syndicat de copropriétaires.

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L'état de la situation financière, aussi nommé bilan, fait état des actifs, des passifs et de l'actif net du syndicat des copropriétaires à un moment précis. C'est une photo de la situation financière à une date donnée comparativement aux autres états qui couvrent habituellement un exercice complet. L'état de la situation financière présente d'un côté les actifs et de l'autre, les passifs et l'actif net. L’actif est toujours égal à la somme du passif et de l’actif net. Tout le monde connait la fameuse citation « rien ne se perd, rien ne se crée, tout se transforme ». Ce principe se retrouve en comptabilité. L’état de la situation financière est toujours équilibré puisque l’actif est financé soit par les créanciers (les passifs) ou par les copropriétaires (l’actif net). En copropriété, il faut utiliser la comptabilité par fonds, le Code civil du Québec exigeant au minimum le fonds d’opération et le fonds de prévoyance.  Chacun des fonds est indépendant de l'autre et a son propre état de la situation financière qui doit être équilibré.
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1er novembre 2016 - Un syndicat de copropriétaires a l’obligation de comptabiliser ses opérations par fonds. L’article 1071 du Code civil du Québec impose en effet la création d’un fonds de prévoyance. Toute copropriété doit ainsi mettre en place une comptabilité distinguant le fonds général pour les opérations courantes, parfois appelé fonds d’administration, et le fonds de prévoyance.
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En ce qui a trait à l’assemblée générale annuelle, l'article 1087 du Code civil du Québec prévoit que certains documents doivent obligatoirement être joints à l’avis de convocation. Ces documents seront acheminés aux copropriétaires, afin que ces derniers puissent apprécier la nature exacte des questions abordées et la portée des décisions qu'ils seront appelés à prendre. Certains de ces documents, dont l'énoncé figure à l'ordre du jour, conditionnent la validité de la décision (par exemple: un projet de modification à la déclaration de copropriété). D'autres documents sont, quant à eux, nécessaires à l'information du copropriétaire (par exemple: le budget prévisionnel et le compte rendu du conseil d'administration).
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La production d’un budget prévisionnel est incontournable en copropriété. Sa préparation, son examen préliminaire et son adoption assureront le bon fonctionnement du syndicat de copropriétaires. Il revient au conseil d’administration d’en définir les termes, au regard des coûts qu’il faudra débourser pour qu’un syndicat puisse faire face à ses obligations. Ce budget permet aussi d’établir le montant des contributions de chacun des copropriétaires aux dépenses de la copropriété.   Le tout sera préparé par le conseil d’administration ou le gestionnaire de l’immeuble, en fonction des montants engagés lors d’exercices comptables précédents, ainsi que des dépenses non récurrentes anticipées. La préparation du budget prévisionnel nécessite du temps et de la rigueur.  
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