Définition : Assemblée des copropriétaires - Procès-verbal

Document faisant état du lieu et la date d'une assemblée de copropriétaires, sur lequel sont transcrits le sommaire des délibérations, les décisions (résolutions) de l’assemblée et le résultat du vote et du décompte des voix sur les résolutions présentées. Le procès-verbal, appelé à tort les minutes, confère une valeur d'exécution aux décisions valablement prises lors de l'assemblée à défaut d'une contestation faite dans les délais. Ce document fait partie du registre de la copropriété et doit être tenu à la disposition de tout copropriétaire qui en fait la demande.

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L’assemblée des copropriétaires est l’un des deux organes décisionnels du syndicat. Il faut savoir que la vie en copropriété suppose que les copropriétaires ou leurs représentants se réunissent, ponctuellement, pour discuter et voter d’importantes décisions. Cela doit être fait lors d’assemblées de copropriétaires, qui représentent l’organe démocratique par excellence au sein de la copropriété. Leur déroulement obéit à certaines règles de forme et de fonds. Regard sur les différents aspects propres aux assemblées de copropriétaires.
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Les décisions prises par les copropriétaires en assemblée générale doivent être constatées et consignées dans un procès-verbal. Ce document est capital pour une copropriété, car il assure la conservation écrite des délibérations de l’assemblée, ainsi que celle du résultat de chacun des votes afin que tout copropriétaire et administrateur puisse s’y référer au fil du temps. Il permet également de constater que l’assemblée s’est déroulée dans les règles. Eu égard à son importance, ce document doit respecter un certain formalisme.  
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Notre dernière assemblée générale annuelle des copropriétaires a été ouverte et tenue par nos administrateurs.  L’ennui, c’est que nous ne savons pas comment mener une assemblée. Un président est-il requis? Des personnes autres que les administrateurs doivent-elles obligatoirement prendre des notes? Et qui rédige le procès-verbal?
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La loi énonce que le syndicat doit tenir un registre à la disposition des copropriétaires. La plupart des déclarations de copropriété détaillent les éléments qu’il contient. Ce registre constitue la mémoire de la copropriété, et par la force des choses, les archives de la copropriété. En ce sens, il représente une valeur inestimable. Beaucoup plus que le témoin de la saine gestion d’un immeuble, il en est l'outil par excellence. C’est pourquoi conservation et accès sont les maîtres mots de ce registre.  
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La nomination des officiers d’assemblée est nécessaire à la tenue de toute assemblée de copropriétaires. Ces derniers sont généralement élus au début de l’assemblée, à l’occasion d’un vote distinct pris à la majorité des voix des copropriétaires présents ou représentés.
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