Définition : Assemblée des copropriétaires - Feuille de présence (registre des présences)

Document que doivent signer les copropriétaires ou leurs mandataires, avec mention de la valeur relative de leur fraction, pour faire constater leur présence ou leur représentation à l'assemblée des copropriétaires. La feuille de présence permet de déterminer si le nombre de voix requis a été atteint pour obtenir le quorum.

 

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L’assemblée des copropriétaires est l’un des deux organes décisionnels du syndicat. Il faut savoir que la vie en copropriété suppose que les copropriétaires ou leurs représentants se réunissent, ponctuellement, pour discuter et voter d’importantes décisions. Cela doit être fait lors d’assemblées de copropriétaires, qui représentent l’organe démocratique par excellence au sein de la copropriété. Leur déroulement obéit à certaines règles de forme et de fonds. Regard sur les différents aspects propres aux assemblées de copropriétaires.
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L’ouverture d’une assemblée de copropriétaire nécessite la préparation préalable d’une feuille de présence. Elle permet le calcul du quorum, l'établissement d'une preuve matérielle confirmant la présence des copropriétaires ou de leurs mandataires (procuration) et le contrôle de  la régularité des votes.  
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Les décisions prises par les copropriétaires en assemblée générale doivent être constatées et consignées dans un procès-verbal. Ce document est capital pour une copropriété, car il assure la conservation écrite des délibérations de l’assemblée, ainsi que celle du résultat de chacun des votes afin que tout copropriétaire et administrateur puisse s’y référer au fil du temps. Il permet également de constater que l’assemblée s’est déroulée dans les règles. Eu égard à son importance, ce document doit respecter un certain formalisme.  
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L'assemblée générale est cruciale pour les copropriétaires, qui pourront y débattre et réfléchir sur les orientations à donner à leur copropriété. Plus l’assemblée sera préparée avec soin et méthode, plus les copropriétaires seront motivés et voudront y assister. Leur participation est essentielle, parce que les assemblées symbolisent la démocratie au sein d’une copropriété. Elles obéissent à des règles précises qui doivent être suivies impérativement, autrement les décisions qui seront prises pourraient être invalidées.
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Notre dernière assemblée générale annuelle des copropriétaires a été ouverte et tenue par nos administrateurs.  L’ennui, c’est que nous ne savons pas comment mener une assemblée. Un président est-il requis? Des personnes autres que les administrateurs doivent-elles obligatoirement prendre des notes? Et qui rédige le procès-verbal?
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La nomination des officiers d’assemblée est nécessaire à la tenue de toute assemblée de copropriétaires. Ces derniers sont généralement élus au début de l’assemblée, à l’occasion d’un vote distinct pris à la majorité des voix des copropriétaires présents ou représentés.
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