Définition : Administrateur - Administrateur provisoire

Personne physique, nommée généralement par le promoteur aux termes de la déclaration de copropriété (règlement d'immeuble), pour agir comme administrateur du syndicat à partir de la publication de la déclaration de copropriété et ce jusqu’à élection d’un nouveau conseil d’administration qui doit avoir lieu lors de l’assemblée générale extraordinaire de transition pour le transfert du contrôle du syndicat des copropriétaires.

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L’administrateur d’une copropriété est appelé à jouer un rôle primordial dans la saine administration de la copropriété, ainsi que la préservation du patrimoine des copropriétaires. Pour renforcer et maintenir le lien de confiance avec eux, tout administrateur se doit d’être impartial, honnête et loyal à l’égard du syndicat et des copropriétaires. Il est également tenu au respect de l’éthique et des règles déontologiques prévues au Code civil du Québec et dans la déclaration de copropriété.
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L’administrateur d’une copropriété joue un rôle stratégique au sein d’un immeuble. Habituellement nommé par l’assemblée des copropriétaires, il est membre du conseil d'administration du syndicat. Ses tâches consistent à prendre des décisions sur les orientations et les priorités de la copropriété. Ces décisions ont notamment pour objet d’assurer la conservation de l'immeuble, ainsi que l'entretien et l'administration des parties communes. De plus, il doit s’assurer que les droits afférents à l'immeuble ou à la copropriété soient sauvegardés. En cela, un administrateur veille au respect de la déclaration de copropriété par les copropriétaires, les locataires et les occupants de l’immeuble. Par ailleurs, des devoirs, des obligations et des responsabilités lui sont imposés, en vertu du Code civil du Québec et de l’acte constitutif.
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Dès la naissance de la copropriété, c'est-à-dire lorsque sa déclaration de copropriété est publiée au Registre foncier du Québec, la collectivité des copropriétaires est constituée en un « syndicat de copropriétaires ». Cette personne morale doit notamment assurer la « conservation de l’immeuble et l’administration des parties communes ». Pour constituer cette copropriété, plusieurs étapes sont nécessaires et mettent en scène différents acteurs.
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Je suis copropriétaire d’un condo neuf. Les autres propriétaires et moi-même avons récemment découvert des fissures dans les fondations de l’immeuble, ainsi que des infiltrations d’eau dans le garage. Le promoteur ne nous informe de rien, et nous n’avons pas encore procédé au transfert de l’administration. 
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Les modalités de nomination et de remplacement des administrateurs sont prévues au règlement de l'immeuble (2ème partie de la déclaration de copropriété). Mais à défaut, elles se retrouvent aussi dans le Code civil du Québec. La loi laisse ainsi aux copropriétaires le soin d’établir eux-mêmes, dans la déclaration de copropriété, les règles qui leur conviennent. Cela dit, la nomination des administrateurs relève généralement de la compétence de l'assemblée des copropriétaires, bien que la déclaration de copropriété puisse prévoir d’autres modalités.  
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La présence d’un conseil d’administration est obligatoire dans une copropriété. Il constitue l’organe exécutif du syndicat et en est le représentant légal. Quant à ses membres, ils agissent comme mandataires du syndicat.
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Les dépenses liées à l’entretien et à l’administration des parties communes d’une copropriété commencent dès sa naissance. Il est par conséquent nécessaire que chaque copropriété soit dotée, dès la publication de la déclaration de copropriété, d'un conseil d'administration pour l'administrer. Afin d'assurer le démarrage du syndicat, le promoteur nomme généralement, dans la déclaration de copropriété (règlement de l’immeuble), l’un de ses représentants pour agir comme administrateur provisoire du syndicat.
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La responsabilité civile de l’administrateur au regard des tâches qui lui incombent est largement méconnue. Il faut savoir qu’à défaut d’observer la prudence, la diligence, l’honnêteté et la loyauté dans l’exercice de ses fonctions, il pourrait engager sa responsabilité personnelle. Un administrateur ne doit jamais perdre de vue l’intérêt de la collectivité des copropriétaires. Des milliers de Québécois qui siègent annuellement au sein d’un conseil d’administration, dont vous faites peut-être partie, ignorent cette réalité.
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